भाग १७
वार्षिक अहवालात आवश्यक आर्थिक व्यवहाराची माहिती
सर्व स्वयंसेवी संस्थांनी आपला वार्षिक अहवाल तयार केला पाहिजे. त्यात ठळकपणे खालील गोष्टींचा अंतर्भाव असावा.
संघटनात्मक माहिती
▶️ संस्थेचे नाव, रजिस्ट्रेशनची तारीख व नंबर, रजिस्टर्ड पत्ता, पत्रव्यवहारासाठी पत्ता इ.
▶️ नियामक मंडळावरील सदस्याची नावे, लिंग, पद ( प्रेसिडेंट इ.)
▶️ वर्षाकाठी किती सभा झाल्या व प्रत्येक सभासद त्यापैकी किती सभांना हजर होता.
▶️ ऑडीट करणाऱ्या फर्मचे नाव व पत्ता, तसेच नियामक मंडळातील सदस्यांना कोणत्या प्रकारच्या कामाचा अनुभव किंवा जाणकारी (competency) आहे हि माहिती द्यावी.
▶️ संस्थेचे प्रमुख बँकर्स, कायदेविषयक सल्लागार इ.
▶️ कर्मचारी माहिती (पूर्ण वेळ, अर्धवेळ, स्त्री-पुरुष रेशो, वेतन घेणारे व स्वयंसेवक इ.)
▶️ संघटनात्मक ढांचा (आलेख रूपाने)
▶️ अन्य हितसंबंधी संस्था, त्यांचेशी संबंध इ.
▶️ संस्थाची ऐतिहासिक पार्श्वभूमी-सुरुवात संक्षेपाने मागील इतिहास, प्रगतीचे महत्त्वाचे टप्पे (milestones)
कार्याची माहिती
▶️ संस्थेच्या दृष्टीची झेप (vision), अंगीकृत ध्येय (mission) याची माहिती.
▶️ वर्षभरातील ठळक काम; त्याचे उद्देश समाजाच्या ज्या वर्गासाठी काम करतो आहोत त्याचा उल्लेख; आणि आपण करीत असलेल्या कामाची भौगोलिक व्याप्ती इ.
▶️ वर्षभरातील केलेल्या कामाचा आढावा (review) त्याचे यशापयश सत्यासत्यता पडताळून पाहता येतील असे आकडे, वस्तुस्थिती इ. स्थानिक पातळीवरील राज्य व क्षेत्रीय पातळीवरील पार पडलेली कामे, राष्ट्रीय व आंतराष्ट्रीय स्तरावरील कामे इ.
▶️ संस्थेमार्फत अंतर्गत स्वरूपाचे, किंवा बाहेरील यंत्रणेमार्फत होत असलेल्या कामाचे, किंवा एकूणच संस्थेचे मूल्यमापन केले असल्यास ती माहिती.
▶️ भावी काळासाठी योजलेल्या काही कृती योजना.
आर्थिक व्यवहारांची माहिती
▶️ वार्षिक अहवालांत लेखा परीक्षकांकडून आलेली सर्व विवरणपत्रे, परिशिष्ट घातली जावीत किंवा ती पाहण्यासाठी कोणी विनंती केली तर ती विनामुल्य किंवा काही फी वसूल करून द्यावीत.
▶️ वार्षिक अहवालांत आर्थिक विवरणपत्रे जशीच्या तशी घालणे जमणार नसेल तर बॅलन्स शीट व इनकम ॲन्ड एक्सपेंडिचर अकाउंट संक्षेपाने द्यावेत, हिशोब ठेवण्यासाठी पद्धत, म्हणजे कॅश बेसिस का अॅक्रूअल बेसिस, याचा खुलासा असावा, तसेच अगोदरच्या वर्षाचे आंकडेही अहवालात यावेत.
▶️ आर्थिक वर्ष संपून आठ महिने पुरे होण्यापूर्वी त्या वर्षाचा अहवाल यावा. खरे तर तो बराच अगोदर हाती यावा.
▶️ आर्थिक व्यवहार सभासदांना नीटपणे कळणे आवश्यक आहे. त्यासाठी आय-व्यय जे आकडे दाखविले जातात, तिथेच बाजूला (कंसात त्यांची टक्केवारी (परसेंटेज)) द्यावे.
▶️ आर्थिक आघाडीवरील ठळक ठळक गोष्टी या परत एकदा अहवालात याव्यात त्यासाठी पार पाडलेली महत्वाची कामे अशासारख्या मथळा असावा.
▶️ वार्षिक अहवालात देणगीदारांना मदतीसाठी आवाहन असावे; त्यांना संस्थेला भेट द्यावी अशी विनंती असावी; कशासाठी मदत हवी आहे हे पण नमूद केलेले असावे.
काही अन्य माहिती
▶️ वार्षिक अहवालात खालील विषयांवर थोडक्यात टिप्पणीरूपाने माहिती असावी.
▶️ नियामक मंडळाचे सभासद/ विश्वस्त यांना वेतनापोटी व त्यांनी केलेल्या खर्चाचा परतावा या पोटी एकूण रक्कम किती देण्यात आली ती स्वतंत्रपणे नमूद करावे.
▶️ संस्थेचे प्रमुख अधिकारी, डायरेक्टर यांना दिले गेलेले वेतन व अन्य फायदे याचे विवरण हवे तसेच वेगवेगळ्या वेतन श्रेणीप्रमाणे किती कर्मचारी आहेत ती माहिती पण दिलेली असावी.
▶️ कर्मचाऱ्यापैकी तीन सर्वात जास्त एकत्रित वेतन घेणारे व तीन सर्वात कमी एकत्रित वेतन घेणारे यांची माहिती द्यावी.
प्रवास
▶️ देशामध्ये किंवा परदेशात विमान प्रवासावर झालेला एकूण खर्च द्यावा. यांत सर्व पातळीवरील व्यक्ती व स्वयंसेवक यांना धरून माहिती दिलेली असावी.
▶️ परदेशी केलेल्या प्रवासाबद्दल आणखी माहिती म्हणजे व्यक्तीचे नाव, प्रवासाचे कारण, त्यासाठी अन्य कुठून पैसा मिळाला का, इत्यादीची माहिती द्यावी. ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
माहिती संकलन:-युवराज येडूरे,अध्यक्ष:महा एनजीओ डेव्हलपमेंट असोसिएशन भारत ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
मुख्यसंपादक