भाग ४९
निधीचा होणारा खर्च (व्यय) (Fund Utilisation)
संस्थेचे विविध प्रकल्प राबविण्यासाठी व कार्यक्रमासाठी या संस्था व्यवस्थापनासाठी पैसे खर्च करावे लागतात. संस्थेचे विश्वस्त, पदाधिकारी, विविध स्तरातील कार्यकर्ते, कर्मचारी वर्ग यांच्याकडून हा खर्च केला जात असतो.ह्या खर्चाचे :-
1) रोजच्या व्यवहारासाठी करावा लागणारा खर्च, व
२) मोठे या पायाभूत सुविधा निर्माण करण्यासाठी करावा लागणारा खर्च असे दोन विभाग पडतात.
मोठा खर्च (Capital Expenditure)
स्थावर मालमत्ता खरेदी ( जमीन, इमारत, निवास्थान, कार्यालये इ. इ.) सामान्यत हा खर्च काही लाखांच्या घरात जातो. व त्यातून संस्था स्थिर होतात. हा खर्च करताना खालील काळजी घेणे आवश्यक ठरते.
१) हा खर्च संस्थेच्या मूळ उद्दिष्टांशी सुसंगत हवा.
२) कार्यकारिणीचा, विश्वस्त मंडळाचा योग्य ठराव पारित केलेला असावा.
३) निधीची तरतूद
४) कायदेशीर करारपत्र
५) योग्य पावत्या, बिले ठेवणे आवश्यक. शक्यतो सर्व खर्च चेकने करावा.
६) व्यवहार पूर्ण झाल्यावर Fixed Asset Record व Charity Commissioner च्या Public Trust Record (PTR) मध्ये नोंद होईल असे.
७) आवश्यक त्याचे छायाचित्रण करून ठेवावे.
८) किमान ३ Quotation अथवा Tenders मागविली जावीत.
रोजच्या व्यवहाराचे खर्च (Recurring Expenditure)
कर्मचारी वेतन, प्रवास खर्च,दुरुस्ती, छपाई, चहापाणी, सभांचा खर्च, कार्यक्रमांचा खर्च पाहुण्यांचे मानधन, प्रसिद्धी, छायाचित्र, ध्वनिवर्धक, ऑडीट फी, कायदेशीर सल्लागार फी, मासिकांची वर्गणी इ.इ. असे अनेक प्रकारचे खर्च रोज करावे लागतात. हे खर्च करीत असताना खालील मुद्द्यांवर लक्ष देणे आवश्यक आहे.
१) प्रत्येक खर्चाचे व्हाऊचर योग्य तपशिलासह, बिलांसह बनणे आवश्यक. व्हाउचर Serially numbered असणे चांगले. बील/पावती नसल्यास खर्चाची संपूर्ण तपशील हवा.
२) आगाऊ रक्कम अथवा उचल दिल्यास त्याचे Advance Voucher बनणे आवश्यक. Advance Voucher चा पाठपुरावा- शक्यतो १५ दिवसांत त्याचा हिशोब यावा.
३) रु.५०००/- पेक्षा रख रक्कम दिल्यास व पक्की पावती न मिळाल्यास Voucher वर Revenue Stamp लावून त्यावर सही घेणे आवश्यक.
४) कोणी किती व कसा खर्च करावा याचे धोरण व सर्व स्तरावर त्याची मंजुरी व्यवस्था निश्चित केलेली असावी.
५) तयार झालेली Voucher महिन्यातून एकदा योग्य व्यक्तीने पहावे. तपासणे आवश्यक- Internal Audit.
६) Cheque Counterfoils, बँक कच्या Pay In Slips, Statements पासबुक वेळोवेळी भरून घेणे व व्यवस्थित ठेवणे.
७) एकच कार्यकर्ता २/३ संस्थामध्ये सक्रीय असल्यास व २/३ संस्थासाठी खर्च करत असल्यास खूप काळजी घेणे आवश्यक .
८) अतिकाटकासर, चिकुपणा नसल्यास पाहिजे परंतु हे सार्वजनिक काम आहे हे ध्यानात घेऊन कोणतेही काम अतिखर्चिक होणार नाही हे पहिले पाहिजे.
९) या खर्च करणाऱ्या व्यक्तीमध्ये दोष अथवा गैरव्यवहार आढळल्यास योग्यवेळी व योग्य पद्धतीने ( त्याची वेडीवाकडी चर्चा न करता) त्या व्यक्तीशी बोलून गरज पडल्यास कठोर निर्णय घेणे.
••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
माहिती संकलन:-युवराज येडूरे,अध्यक्ष:महा एनजीओ डेव्हलपमेंट असोसिएशन भारत ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
मुख्यसंपादक
